Als een besluit via PostNL wordt verstuurd, hoeft een bestuursorgaan enkel aannemelijk te maken dat het is verzonden. Als het echter via een andere postdienst (niet-aangetekend) wordt verzonden, moet een bestuursorgaan ook de ontvangst van het besluit aannemelijk maken.
Dit blijkt uit een uitspraak van de Afdeling bestuursrechtspraak van de Raad van State (hierna: ‘de Afdeling’) van 13 februari 2019. Bij een keuze voor een andere postdienst dan PostNL geldt voor bestuursorganen dus niet de verzendtheorie, maar de ontvangsttheorie.
Wat speelde er?
Het college van gedeputeerde staten van Fryslân (hierna: ‘GS’) had een subsidie verleend. Bij de vaststelling stelde GS zich op het standpunt dat niet aan de voorwaarden was voldaan. De subsidie werd dus op nihil vastgesteld en de reeds betaalde bedragen werden teruggevorderd.
De ontvanger van de subsidie nam pas laat kennis van de vaststelling en de terugvordering van de subsidie door GS. Het bezwaar is buiten de termijn van zes weken ontvangen door GS. Daarom heeft GS het bezwaar niet-ontvankelijk verklaard. De rechtbank stelde GS in het gelijk: de subsidieontvanger had te laat bezwaar gemaakt.
Hoofdregel bij de verzending van besluiten: verzendtheorie
Het is aan te raden om besluiten zoveel mogelijk aangetekend te verzenden. Dan hebt u een ontvangstbewijs en voorkomt u discussie over de ontvangst van een besluit. Bovendien: een bestuursorgaan wil natuurlijk ook dat een besluit de adressant tijdig bereikt.
Als een besluit niet aangetekend wordt verzonden, geldt op grond van de jurisprudentie als hoofdregel dat het bestuursorgaan aannemelijk moet maken dat het is verzonden naar het juiste adres. Dat kan bijvoorbeeld door een uitdraai van de verzendadministratie die vaak in de postkamer wordt bijgehouden. Als de geadresseerde stelt het besluit niet te hebben ontvangen, moet hij zelf feiten stellen op grond waarvan de ontvangst redelijkerwijs kan worden betwijfeld.
Verzendtheorie geldt alleen bij PostNL
GS maakt geen gebruik van PostNL, maar van het leerwerkbedrijf Caparis Business Post. De Afdeling heeft nu geoordeeld dat voor de (niet-aangetekende) verzending via een andere postdienst dan PostNL de hoofdregel niet opgaat. GS moet in dit geval dus niet alleen de verzending aannemelijk maken, maar GS moet ook aannemelijk maken dat de subsidieontvanger het besluit heeft ontvangen. Dat zal vermoedelijk een lastige opgave worden. De kans is dus groot dat het bezwaar alsnog inhoudelijk moet worden beoordeeld, waar vervolgens nog beroep en hoger beroep tegen open staat.
De Afdeling komt tot dit oordeel, omdat PostNL als zogenoemde verlener van de universele postdienst is aangewezen in de Postwet 2009. Daarom gelden voor PostNL wettelijke plichten ten aanzien van de omvang van de postdienst en de regelmaat en betrouwbaarheid van de postbezorging. GS stelde dat de provincie soortgelijke afspraken had gemaakt Een privaatrechtelijke overeenkomst waarin deze verplichtingen staan, heeft echter niet dezelfde waarde als de wettelijke waarborgen die gelden voor PostNL, oordeelde de Afdeling, al was het maar omdat een overeenkomst tussentijds door partijen kan worden gewijzigd.
Conclusie: alleen nog maar PostNL?
Zouden bestuursorganen nu alleen nog maar besluiten (of andere belangrijke documenten) via PostNL moeten verzenden? Het meest zeker is dit wel. Het primaire advies blijft echter om belangrijke documenten aangetekend te verzenden. Als u iets via een andere postdienst dan PostNL aangetekend verzendt, hebt u de ontvangst aannemelijk gemaakt.
Het niet-aangetekend verzenden van belangrijke documenten via een andere postdienst, waarbij het van belang is dat dit de geadresseerde tijdig bereikt, bijvoorbeeld vanwege een termijn, is een afrader. Op dat moment kunt u dus beter kiezen voor PostNL, als u niet kiest voor een aangetekende verzending.
Thema:
Overheid en onderwijs
Auteur:
mr. Eric van der Goot
